問題解決を妨げる3つの「ない」を解消するコツ

2019年10月16日

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『早期発見・解決!問題解決のためのスキルアップ講座』
https://www.cybaxuniv.jp/course/900026/

あなたは問題が発生したとき、素早く適切に対処できていますか?
もし、自信を持って「はい」と答えられないようなら、これから紹介する3つの「ない」のどれかで、つまずいている可能性が高いです。
3つの「ない」とは、「決められない」「動けない」「続かない」。
「決められない」から、問題解決のために周りの力を借りることができないのです。
「動けない」から、問題がどんどん悪化してしまうのです。
「続かない」から、問題が長期化してしまうのです。

なぜ決められないのか

それは、最適な解決策が見つけられないからです。
関係者が納得する最適な解決策を導き出すことができたら、あなたが問題解決に向けて関係者にサポートを求めたとき、快く引き受けてくれるでしょう。
そのために必要なのが、未来を正確に予測することです。

本研修では『最適解を見つける7つの質問』という演習に取り組みます。
問3)この問題が最悪の状態になったとき、あなた以外の関係者はどうなっていますか?
問5)この問題が最高の状態で解決したとき、あなた以外の関係者はどうなっていますか?
問3)で最悪の状態が具体化できたら、最悪の状態に陥らないためにどうしたらよいか、という観点で関係者のサポートを得ることができます。
問5)で最高の状態が具体化できたら、最高の状態に近づけるためにどうしたらよいか、という観点で関係者のサポートを得ることができます。

なぜ動けないのか

それは、何から先に手をつけたらよいか判断できないからです。
時間をかけずに何から先に手をつけたらよいかを判断できたら、素早く問題解決に取り組むことができます。
そのために必要なのが、優先順位を決める明確な基準です。

本研修では、やらなければいけないことを緊急と重要の2つの軸で分類する『時間管理マトリックス』というフレームワークを用います。

問題を早期に解決するコツ

第一領域:緊急かつ重要
第二領域:重要だが緊急ではない
第三領域:緊急だが重要ではない
第四領域:緊急でも重要でもない
大切なのは、重要だが緊急ではない第二領域に優先的に取り組むことです。
もし第二領域に取り組む時間が割けないと、緊急かつ重要な第一領域のやるべきことがどんどん増えてしまうからです。

例えば「来月中に見積書を出してほしい」
このように、重要度は高いが時間的に余裕のある仕事は第二領域に入ります。
しかし日々の業務に追われて手がつかずに来月末を迎えて「今日中に出さなければならない見積書」となってしまうと、やるべきことは変わらないのに緊急かつ重要な第一領域に置き換わってしまいます。
やるべき仕事を『時間管理マトリックス』で整理して、第二領域に取り組む時間を増やすことで、緊急かつ重要な第一領域に追われることなく、それぞれの仕事に余裕を持って取り組むことができるようになります。

なぜ続かないのか

それは、問題の本質がわからないからです。
問題の本質を把握することで、行き当たりばったりで対処するのではなく、問題が解決するまで適切な対処を講じ、問題の影響を最小限に食い止めることができます。
そのために必要なのが、期待する結果を明確にすることです。

本研修では『問題の本質をつかむ5つの質問』という演習に取り組みます。
問3)最終的に一番解決したい問題がどうなってほしいと思いますか?
この問いに対する回答のポイントは、期待する結果を数字で表現することです。
数字で表現することで、期待する結果を誰でも理解できるように具体化することができます。
数字の要素は大きく分けると3つあります。
・ヒト(人)
・カネ(金)
・ジカン(時間)
例えば、お客さまが増える、利益率が上がる、手続きの時間が減るなど。
期待する結果が明確になると、期待する結果に近づけるための具体的な行動を素早く導き出すことができます。

ぜひ、本研修で素早く適切に対処できる問題解決のコツを習得してください。

コラム執筆者

大谷 更生

大谷 更生大谷更生総合研究所合同会社 代表社員

明治大学商学部卒業後、KDDIで18年間システムエンジニアとして勤めた後に独立。システムエンジニア時代は総勢数百名の大規模システム開発プロジェクトの全体調整を担当。現在は問題整理の専門家として、問題整理手法、仕事のダンドリ、報連相を始めとするビジネススキル全般、売れ続ける仕組み構築に関する講師やコンサルティングを行っている。

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