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スケジュール管理 ~「できる人」の仕事はここが違う~

2021年02月17日

新型コロナによるパンデミックにより世の中は一年前には想像もできなかった大きな変化の波に飲まれています。日々の仕事の仕方もテレワーク中心になるなど大きな変化が起こっています。「ニューノーマル」として定着しつつあるテレワークの中でもう一度仕事の仕方を考える時、基本に立ち返ってみることはとても重要です。

1.仕事ができる人の特徴

日常の業務においては、上司から目標が指示されて締切までに成果を出すことが求められます。これが仕事です。この仕事を上司の期待に応える成果とともに締切までに終わらせる人は、仕事が「できる人」と呼ばれます。

この仕事が「できる人」には三つの特徴があります。
[1]仕事の仕方の定石(フレームワーク)に従っている。
[2]スケジュールを管理している。
[3]当事者意識がある。

2.フレームワークに従う

仕事の仕方には定石(フレームワーク)があります。

(1)仕事の指示を受ける。
(2)仕事を段取りする。
(3)作業を実施する。
(4)進捗を確認する。
(5)変更に対処する。
(6)成果を評価する。

このフレームワークに従うことで指示された仕事を締切までにしっかりと終わらせることができます。

3.作業スケジュールを管理する

「締切に間に合わせる」ために多くの人が苦労しています。時間という資源を管理するということの本質は作業を管理することです。つまり、成果を生み出す作業に時間を使うようにするということです。そのためには必要な作業を洗い出し、扱いやすい大きさに分解して時間を割り当てていくという「段取り」を行います。この「段取り」に基づき作業を進めることで成果を生み出します。作業スケジュールに基づいて仕事の進捗を管理することは仕事の「見える化」につながります。すると、状況把握がしっかりできるので先手を打つ仕事の仕方ができるようになり、締切が守れるようになっていきます。

4.「できる人」には当事者意識がある

仕事が「できる人」は仕事の仕方という知識やスケジュール管理という能力に加えて当事者意識という心構えを持っています。当事者意識とは「自分の責任で仕事を完成させる。」という責任感です。

この当事者意識が仕事に対するやりがいを生み出す源泉になっているのです。

5.スケジュール管理の能力強化にはトレーニングが必要

仕事が「できる人」の知識や心構えは理解すれば徐々に身についてきます。しかし、スケジュール管理のような能力はきちんと理解してトレーニングしないと、なかなか実践できるところまではいかないものです。職場で応用をきかせて使えるようになるように意識してトレーニングを積んでいきましょう。

コラムの内容を学べる公開研修情報

『【Web開催】 さあ仕事をしよう!スケジュール管理の基本』
日程:2021月04月15日(木)
15:00~17:00

コラム執筆者

渡辺 敏之
渡辺 敏之
株式会社ガイアモーレ 研修講師
技術士(情報工学部門)、米国PMI認定 PMP 、日本プロジェクトマネジメント協会認定 PMS , PMR 情報処理技術者試験 プロジェクトマネージャ、システムアナリスト、システム監査

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